Le “Guide du routard vers le futur” un outil de coaching

The “Users Guide to the Future” as a Coaching Tool (Version originale en anglais)

Article

Résumé

Le « guide du routard vers le futur » est un modèle créé par Mark McKergow et Helen Bailey permettant la mise en place de futurs orientés solution. Lors de notre intervention à la conférence SOLWorld 2019, nous avons eu l’opportunité de présenter ce modèle et d’en faire la démonstration au cours d’une séance de coaching en direct et ainsi de montrer comment des clients peuvent trouver des signes de progrès lorsqu’ils font face à des projets complexes et ambitieux. Modèle

Dans leur livre « Host - Six New Roles of Engagement » (2014, pp.45 – 59), Mark McKergow et Helen Bailey présentent « le guide du routard vers le futur » dans l’objectif d’aider des intervenants Host Leadership (et aussi Solution Focus), à savoir où mettre l’accent lors de leurs interventions, à la façon de connecter les espoirs, les objectifs à long terme avec les actions à court terme. Ce guide présente comment gérer l’incertitude de manière à la fois efficace - en offrant davantage de possibilités d’actions avec moins d’efforts - et dynamique dans la découverte de ce futur.

Nous retrouvons dans « le guide du routard vers le futur » certains éléments bien connus de SF et d’autres inédits : Sur la partie droite de la frise chronologique, nous trouvons l’horizon avec les espoirs, les rêves et les intentions d’un projet spécifique. Ils peuvent être gros ou petits, de portée globale ou locale. Quoi que cela puisse être, c’est quelque chose qui donne un sens au voyage.

Réfléchissons maintenant un peu à ce qu’il y a juste avant cet horizon. En supposant que nous voulions effectivement un futur meilleur - quels sont les éléments précurseurs qui devront être mises en place ? Ajoutons un peu plus de substance à la trame de nos espoirs. Cette réflexion sera utile notamment dans le cadre de projets à grande échelle, impliquant un grand nombre de personnes, ou de projets sur le long terme.

En continuant de remonter vers la gauche de la frise chronologique, nous trouvons les prochaines petites étapes connectant le présent avec le futur. Attention, il ne s’agit pas ici d’un plan détaillé présentant l’intégralité du chemin jusqu’à et au-delà de l’horizon mais uniquement des prochaines étapes à venir. Tous les projets, même les plus gros, démarrent par de petites étapes.

Il est utile de penser aussi à ce qu’il y a un peu plus loin sur le chemin du futur. Quels pourraient être les signes les plus minuscules de progrès ? Autrement dit, quelles sont les choses qui nous permettront de savoir si nous sommes sur la bonne piste. Y réfléchir sous la forme de signes est très intéressant - autrement dit, il s’agit ici des choses que nous remarquerons, et non des choses que nous ferons.

À mi-chemin, entre les signes d’évolution et les éléments précurseurs de nos espoirs existe une zone, privilégiée des comptables et des micro-managers, dans laquelle nous regardons les choses qui pourraient se produire d’ici un à trois ans. Mark la nomme : la zone « responsable de la planification » . (1) Nous ne devrions pas nous soucier outre mesure de cette zone intermédiaire, il faut la voir seulement comme étant le ‘pays des fourmis’ - c’est-à-dire une zone dans laquelle il faut être conscient des limites de la prévisibilité des évènements de la vie et de prendre en exemple les modèles mathématiques des colonies de fourmis pour gérer des systèmes complexes. Dans ces modèles, des agents rentrent en interaction (comme dans ce cas des fourmis) et réagissent aux circonstances, aux situations qui évoluent, chaque agent développant ainsi un comportement riche, utile et … imprévisible (2) . Ce qui se passe dans le pays des fourmis n’est pas toujours prévisible, mais émergera en temps utile (et lorsque nous nous en rapprocherons, de nouveaux signes d’évolution et un nouveau « pays des fourmis » apparaîtront).

(1) L’auteur fait ici référence aux différentes manières d’aborder et d’utiliser le futur expliquées dans son ouvrage Host Leadership. Le lecteur trouvera une représentation de ces manières dans la présentation associée à cet article - NdT (2) Mark ayant été lui même un responsable de la planification dans l’industrie de l’énergie nucléaire britannique il y a une trentaine d’années, il devrait savoir de quoi il parle !

Le « Guide du routard vers le futur » nous montre que tous les éléments du futur ne sont ni prévisibles ni utilisables de la même manière. Il nous suggère d’adopter une conduite dynamique, d’éviter le piège de s’inquiéter outre mesure du « pays des fourmis » - de passer à l’action, de faire des ajustements, et de continuer à en tirer des enseignements.

Outil de coaching

Peter Röhrig a trouvé intéressant d’utiliser, dans son travail avec les entreprises, le « guide du routard » pour aider des managers à relever les défis inhérents aux projets complexes. Après quelques adaptations, ce modèle est devenu un outil très utile pour aider des personnes coachées se sentant bloquées ou dépassées par la complexité des défis qui s’annoncent.

• Lorsque l’on se trouve sur le « quai d’embarquement » vers le futur, il est utile de trouver une destination, un nom pour le projet. Un bon nom inspire les clients et l’équipe projet tout autant, il reste dans les mémoires et est représentatif du projet.
• L’horizon est une manière de définir la durée de vie d’un projet, ce qui est assez différent de l’idée d’une date butoir. C’est quelque chose de plus flou et de plus indéterminé, cela donne une impression que le projet sera probablement réalisé à un moment ou à un autre. Cela n’est peut-être pas un futur parfait ou une image nette - à ce niveau de détails, il est tout à fait suffisant de travailler à grosses mailles.
• Même si nous ne prêtons pas beaucoup d’attention au « pays des fourmis », il peut être utile de tenir compte de toutes les ressources disponibles dont nous disposons pour surmonter les difficultés en chemin. Cela permet de se mettre en confiance quant à la maîtrise de possibles évènements.

Dans une session de coaching, vous pouvez gérer l’ensemble de ces éléments à l’aide des questions suivantes :

1. Quai d’embarquement

• Quel est le nom du projet ? Ou quel pourrait être un bon nom pour ce projet ?
• Quel est votre horizon ? À quel moment le projet sera-t-il idéalement terminé ?

2. Espoirs, rêves, intentions

• Que voulez-vous accomplir ?
• Supposons que tout se déroule parfaitement … que se passerait-il ?
• Quelle différence cela ferait-il ? Pour vous ? Pour les autres ?

3. Précurseurs, briques

• Qu’est-ce qui doit être mis en place pour que cela se produise ?
• Quoi d’autre ?

4. Ressources pour le « pays des fourmis »

• Parmi vos ressources, quelles sont celles qui vous aideront à surmonter les difficultés en chemin lors de votre traversée du « pays des fourmis » ?

5. Minuscules signes de progrès (pour chaque précurseur)

• Quels seront les premiers minuscules signes démontrant que vous êtes en train d’avancer ? Quoi d’autre ? (et quoi d’autre …)
• Quelle sera la première chose que les personnes de votre entourage remarqueront démontrant un quelconque signe de progrès ? Quoi d’autre ?

6. Prochaines petites étapes (pour chaque précurseur)

• Étant donné tout ça … Quelles sont les premières petites étapes que vous pouvez faire, dans les prochaines 72 heures ? Quoi d’autre ?
• (Si la marche est encore trop haute) Et quelle pourrait être la petite étape vers cela ?

Les réponses aux questions peuvent être écrites les unes après les autres sur un chevalet préparé à l’avance. Le coaché obtient immédiatement une idée d’une structure utile visant à réduire la complexité. Les réponses sont visibles immédiatement et peuvent être communiquées avec l’équipe ou d’autres parties prenantes. Il s’agit ici d’entrer en action de manière rapide et positive.

Les équipes peuvent facilement utiliser ce modèle pour des revues de projets, en contrôlant les signes minuscules et les prochaines petites étapes tous les deux ou trois jours, tandis que le passage en revue des espoirs, rêves, intentions et ressources pourrait se faire tous les deux ou trois mois.

Workshop

Due to time constraints in our workshop, we kept the explanation of the model and the coaching tool short and had an abbreviated demo coaching in order to have time for reflection and questions at the end of the session.

When we asked the participants, “who would like to be coached?”, Victoria Spashchenko, a colleague from Ukraine, stood up. She offered a very large and complex project; she is working on: Make Ukraine Solution Focused! Horizon: 2059.

Asked for her hopes and dreams, she described an attractive future with the business sector in her country taking faster decisions with a better quality, the educational sector with more motivated and confident students and a public administration which is working much more effectively. The most important precursors that came to her mind were her own “energy” to stay tuned to the project, the supportive network of “Believers” and “Doers” which is vital for success and the priority of the idea in society. She named a wealth of resources that might help to surmount obstacles on the long way, e.g. many engaged agents of change, her publications and her great personal qualities.

As time was running short, we just covered the first precursor as an example for the work on the other ones: Her “energy”. Signs of progress for her would be staying on the same high energy level, infecting people with the idea. A first small step in that direction was being here to be coached on the project.

After reflection participants came up with a lot of comments and questions to what they had experienced in the session. Many found it extremely practical and wanted more clarity about using elements of the model, especially the precursors and the ant country.

After the workshop, we asked Victoria, what was useful for her:

• Some people like models because they give them structure. I don’t like models for the same reason. This model, however, offers to combine easy-to-follow logic with free surfing to explore a project’s fullest potential.
• Many people in business might say the model is not “complete” without stakeholders’ and risks analysis, I didn’t feel I was missing them
• I like the word “Horizon”, what a contrast to “a deadline” or “completion date”, with a horizon you’ve got both, a certain expected measurable fixed goal(s) and the “unlimited lifespan” of your idea.
• Precursors is another great suggestion, I think. For me, it’s more about “how you would sense that you are approaching” rather than “how you would know that you are moving in the right direction” and for people who “feel” more than “think” it a useful practice to tune in to an emotional and energic state of a desired reality.

Interview With Viktoria Spaschenko

Slides of the presentation

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Reference McKergow, M. and Bailey, H. (2014). Host: Six new roles of engagement for teams, organisations, communities and movements. London: Solutions Books